Het belang van tijdig factureren

Aannemers en zelfstandige dienstverleners in het algemeen zijn voornamelijk bedreven in het uitvoeren van hun dagdagelijkse taken ten behoeve van het cliënteel.

Niet zelden brengt dit met zich mee dat de administratieve verplichtingen, waaronder het opmaken van facturen ten aanzien van dat cliënteel voor de geleverde diensten, op de achtergrond geraken en dus niet onmiddellijk de prioriteit lijken te zijn. Wanneer gefactureerd wordt aan een buitenlandse onderneming, moet een Vlaamse onderneming in de regel factureren in Het Nederlands, maar tav een land binnen de Europese Unie een bijkomende rechtsgeldige versie mogelijk is in een door alle ondernemingen begrepen officiële taal van de Europese Unie. (1)

Het komt dan ook wel eens voor dat bepaalde zaken aan de aandacht ontsnappen en pas na enige tijd terug boven water komen.

Het is echter van belang toch de nodige aandacht te besteden aan het tijdig factureren van de geleverde diensten.

Recent werden we geconfronteerd met een case waarbij een onderaannemer nog facturen ging opmaken ten aanzien van de hoofdaannemer een half jaar na het eindigen van de samenwerking tussen partijen en bovendien voor prestaties die beweerdelijk werden uitgevoerd meer dan 2 jaar voordien.

Door de hoofdaannemer werden deze facturen betwist, vermits omwille van het tijdsverloop het niet meer mogelijk was om na te gaan of deze facturen rechtmatig waren en betrekking hadden op effectief uitgevoerde prestaties.

De rechtbank heeft de hoofdaannemer gevolgd en geoordeeld dat de facturen inderdaad niet dienden te worden betaald.

De rechtbank verwees daarbij naar het nieuwe bewijsrecht zoals ingevoerd bij de wet van 13 april 2019 inzake de invoering van een burgerlijk wetboek en tot invoeging van boek 8 bewijs.

Artikel 8.4 N.B.W. trad onmiddellijk in werking ter vervanging van oud artikel 1315 lid 1 BW.

Dit artikel stelt: “Hij die meent een ander in rechte te kunnen aanspreken, moet de rechtshandelingen of feiten bewijzen die daaraan ten grondslag liggen.Hij die beweert bevrijd te zijn, moet de rechtshandelingen of feiten bewijzen die zijn bewering ondersteunen ".

Alle partijen zijn gehouden om mee te werken aan de bewijsvoering.

In geval van twijfel wordt hij die de door hem beweerde rechtshandelingen of feiten moet bewijzen, in het ongelijk gesteld, tenzij de wet anders bepaalt.

De rechter kan, bij een met bijzondere redenen omkleed vonnis, in het licht van uitzonderlijke omstandigheden, bepalen wie de bewijslast draagt wanneer de toepassing van de in de vorige leden opgelegde regels kennelijk onredelijk zou zijn. De rechter kan slechts gebruik maken van deze mogelijkheid wanneer hij alle nuttige onderzoeksmaatregelen heeft bevolen en erover gewaakt heeft dat de partijen meewerken aan de bewijsvoering, zonder op die manier voldoende bewijs te verkrijgen.”

Daaruit vloeit voort dat wanneer een aannemer betaling vordert voor overeengekomen werken en de opdrachtgever aanvoert dat de werken of een gedeelte ervan niet door de aannemer werden uitgevoerd, komt het, in beginsel aan deze laatste toe te bewijzen dat hij de werken heeft uitgevoerd.

Het behoort aan de eiser aan te tonen dat alle voorwaarden die het recht waarop hij zich beroept doen ontstaan, voorhanden zijn (artikel 1315, eerste en tweede lid BW (thans art. 8.4, eerste en tweede lid NBW). (2).

Artikel 8.4 vierde lid NBW verleent een wettelijke grondslag aan de gevestigde rechtspraak dat in geval van twijfel hij die de door hem beweerde rechtshandelingen of feiten moet bewijzen, in het ongelijk wordt gesteld.

Het is dus aan degene die betaling vraagt van de factuur om te bewijzen dat de gefactureerde prestaties werden uitgevoerd en dat zij recht heeft op betaling, en dit voor elke factuur afzonderlijk!

Het spreekt voor zich dat naarmate de tijd verstrijkt deze bewijslast ook steeds moeilijker zal worden indien niet de nodige voorzorgen worden genomen op het ogenblik zelf.

Immers, gelet op hetgeen voormeld berust de bewijslast en het bewijsrisico dus op degene die de betaling vraagt en ingeval van onzekerheid of twijfel blijft bestaan, moet dat in aanmerking worden genomen in het nadeel van degene die de bewijslast en het bewijsrisico draagt.

Beter het zekere voor het onzekere nemen en zo spoedig mogelijk overgaan tot het opmaken van facturen of tenminste na het uitvoeren van de geleverde diensten bepaalde voorzorgen te nemen zoals het onmiddellijk opmaken van prestatiebladen en deze te laten goedkeuren door de opdrachtgever.

In dat geval bestaat er nog steeds een document waarop kan worden teruggevallen indien pas later wordt gefactureerd.

(1) A'pen, 18.10.2020, RABG 2021/9, pg. 893

(2)Cass 21 januari 2016 ‘RABG 2017, 100).