Protesteren van facturen en factuurvoorwaarden.

1.De verplichting een onjuiste factuur te protesteren is een gevolg van de positieve betekenis die tussen ondernemers aan het stilzwijgen wordt gehecht. Stilzwijgen betekent akkoord. Een door een onderneming aanvaarde of "binnen een redelijke termijn niet betwiste factuur" levert bewijs op tegen de onderneming , thans door art. 8.11§ 4 NBW.  Er wordt aangenomen dat deze regel niet alleen van toepassing op koop-verkoop, maar  eveneens op andere overeenkomsten (1.1).  

2. Door de aanvaarding van de factuur (hetzij impliciet, hetzij expliciet) wordt zodoende het wettelijk bewijs geleverd van het bestaan van de overeenkomst en het voorwerp, zoals die blijken uit de bepalingen van de factuur. Het bewijs is een wettelijk vermoeden dat weerlegbaar is.

Hoewel deze beweerde aanvaarding dus nog kan worden aangevochten, leert de praktijk dat dergelijk verweer vaak moeilijk is. Gezien het ontstaan van een vermoeden wordt de bewijslast omgekeerd . Daarom protesteert U dus schriftelijk, het best aangetekend ( ook elektronisch aangetekend) , fax of een mail met bevestiging "gelezen " minstens "ontvangen" .

Het versturen en ontvangst van de factuur moet wel aangetoond worden door de schuldeiser, wat kan gebeuren op basis van het uitgaand facturenboek, kopie van de BTW aangifte en het uittreksel van het verkoopdagboek.(1.2)

3. U omschrijft de redenen van het protest. Bij afwezigheid van specifiek protest, kunnen rechtbanken geneigd zijn om dit af te wijzen. Specifiek protest levert ook meer resultaat.

Wanneer in een aannemingscontract de prestaties worden verrekend op basis van gepresteerde uren en geleverde materialen ( zoals "in regie"), dient de aannemer tijdig het detail te bezorgen, en kan de opdrachtgever de tijdsduur registreren. Er is al geoordeeld dat wanneer de opdrachtgever steeds aandringt op het detail, en de aannemer wacht tot het einde, dat twijfel dan in aanmerking genomen wordt tegen de aannemer. (2.1)

4. Best dit protest tijdig laten gebeuren.

Voor ondernemingen staat dit in de wet " binnen een redelijke termijn niet betwiste factuur" ( zie hierboven)

En voor particulieren ( consumenten)?

Art. 5.20 al.3 BW stelt dat een aanvaarding niet uit stilzwijgen kan worden afgeleid" tenzij anders voortvloeit uit de wet, gebruiken of specifieke omstandigheden ".

Voor particulieren gelden ook die "specifieke omstandigheden", hetgeen men noemt "omstandig stilzwijgen", dit is een stilzwijgen dat niet anders dan als akkoord kan worden geïnterpreteerd, doch de consument zal altijd beter worden beschermd.

5. Tussen ondernemingen geldt dus het bewijs tav niet geprotesteerd factuur. Wat met communicatie tussen ondernemingen?

Wanneer in een document beweerd wordt dat een akkoord is ontstaan, of deze bevestigt een aanspraak, wordt verwacht dat dit geprotesteerd wordt (2.2). Ook wordt onderscheid gemaakt bij ondernemingen die regelmatig met elkaar werken, of aan het onderhandelen zijn ( wel best reactie ) dan andere. Dit zijn voorbeelden van "specifieke omstandigheden" uit de wettekst.

6. De reactie kan ook modaliteiten bevatten, en wanneer de wijzigingen substantieel zijn geldt dit als nieuw aanbod vereist dit een nieuwe aanvaarding ( art.5.20 al 1 en 2 BW).

7. Deze interactie aanvaarding-protest doet zich evenwel al voor vanaf de eerste contacten.

Een beginnende onderneming zal vaak blij zijn opdrachten te kunnen uitvoeren voor een grote onderneming, doch deze laat doorgaans niet veel discussieruimte toe. En hoe groter deze onderneming is, hoe strenger meestal zijn voorwaarden, die dan vaak uitgedrukt worden in ettelijke bladzijden van juridische voorwaarden. Best is alleszins dat de kleine onderneming ook eigen algemene voorwaarden heeft. Onderhandelde voorwaarden zullen alleszins primeren, en subsidiair wanneer verschillende algemene voorwaarden ( dus van beide partijen en waarnaar aanbod en aanvaarding verwijzen ) worden diegene uitgesloten die hiermee onverenigbaar zijn en komt het contract alleszins tot stand ( art. 5.23 BW) ( volgens sommigen gelden enkel diegene die gemeenschappelijk zijn (2.3))

8. Alleszins moet elke partij in de mogelijkheid zijn geweest of minstens in alle redelijkheid hiertoe om kennis te krijgen voor het afsluiten van het contract, opdat deze algemene voorwaarden zouden kunnen worden opgedrongen. Er wordt dus niet verwacht dat er bijkomende handelingen dienen gesteld worden. Wanneer geschreven worden dat deze kunnen worden opgevraagd, wordt aangenomen dat dit niet voldoende is ( 2.4). Het kan zijn dat nadien een factuur wordt opgestuurd dat wel algemene voorwaarden bevat. Wanneer de factuur aanvaard of betaald is ( zonder bemerkingen over de algemene voorwaarden ) wordt aangenomen dat ook een akkoord is tussengekomen over de algemene voorwaarden. Dus indien niet akkoord best schriftelijk laten weten.

9. U zult niet de gelegenheid krijgen deze rustig te becommentariëren. Sinds 1.12.2020 kan men terugvallen op de art. VI 91/1 tot /10 WER voor bescherming tegen bepaalde opgedrongen clausules. Ook werken de algemene voorwaarden als overeenkomst wanneer ze niet uitdrukkelijk werden betwist.  In de beginfase zijn deze niet voelbaar, maar wanneer er zich een conflict voordoet, en deze op bepaald ogenblik weigert te betalen, zullen uw eigen factuurvoorwaarden geen rol meer spelen. En wanneer uw onderneming zich door een moeilijke fase doorworstelen moet, zullen deze vaak de doodsteek opleveren, en die zal kunnen leiden tot faillissement (onverkort de eventuele mogelijkheid om beroep te doen op de wetgeving van gerechtelijke re-organisatie).

Het komt er dus op neer om in die beginfase geen stilzwijgende aanvaarding te doen ontstaan. Lees deze dus zeer grondig door, en aarzel niet, bij vragen over hun draagwijdte deze te stellen aan bevoegden. De decennia lange ervaring van het kantoor over alles wat verkeerd lopen kan, is hierin zeker geen onbeduidende knowhow.

10. Voor contracten tussen ondernemingen geldt vanaf 1.12.2020 een verbod op onrechtmatige bedingen  ( zie B2B contracten ). Daar zijn "grijze" en "zwarte"  ( in elke veronderstelling verboden ). De Rechter zal bij discussie de bedoeling van partijen nagaan. De verkoper dient ermee rekening te houden dat hij dient te informeren. Indien niet kan dit leiden tot precontractuele verantwoordelijkheid ( met schadevergoeding - of dwaling ( contract niet willen afsluiten, had men geweten ).

De algemene voorwaarden dringen zich op, maar de mogelijkheid moet bestaan ervan kennis te kunnen nemen (3)

Soms zijn er een reeks van contracten zoals IT contracten, of voorafgaandelijke contracten ( zoals een intentieverklaring, of een raamakkoord ) , met clausules afkomstig van een ander rechtssysteem ( zoals het 4hoekenbeding) , die soms zo lang zijn dat de moeite om ze te lezen ontzien wordt. Dit is absoluut af te raden, zeker voor belangrijke contracten.

11. Wanneer uw opdrachtgever een sterke buitenlands bedrijf is vereist die waakzaamheid nog meer "upgrade". Daar wordt verwezen naar regelingen bij conflicten, bevoegde Rechtbanken en toepasselijke wetgevingen, nu steeds meer Arbitrage. Wees hierin professioneel, en laat U dit niet zo maar opdringen. Een professioneel bedrijf is voorbereid op alle eventualiteiten, en dus ook van conflicten, en deze kunnen een grote financiële aderlating impliceren, wanneer alle eventualiteiten niet op voorhand gecheckt werden. Ook hier kunt U schriftelijk advies ontvangen, en alles grondig doorbesproken worden, zodat U dan met gerust gemoed uw contracten kunt ondertekenen.

(1.1) HvB A'pen, 15.7.2024, JnW, nr 520, 23.4.2025, p. 310

(1.2) A'pen, 27.5.2019, RABG, 2021/9, pag. 865

(2.1) HvB Brussel, 7.6.2021, TBO 2021, p. 196

(2.2) Cass. 5.10.2018, TBH 2019, p.342 met noot Lenaers

(2.3) C.Lambert, Les conditions générales entre entreprises, TBH 2023/6, p.843, met verwijzing naar art.39,§1 Europeen Law contract

(2.4) Cass. 14.5.2021, C.20.0506.N; zie ook CH.Lambert, Les conditions générales entre entreprises, TBH 2023/6, p. 84O

(3) Cass.20.4.2017, NJW 2017, afl.366, 540 en noot in NjW 2021, nr 434, 13.1.2021