Protesteren van facturen en factuurvoorwaarden.

1.De verplichting een onjuiste factuur te protesteren is een gevolg van de positieve betekenis die tussen handelaren aan het stilzwijgen wordt gehecht. Stilzwijgen betekent akkoord. De grondslag voor deze bewijskracht inzake handelskoop was terug te vinden in het voormalig artikel 25, tweede lid, Wb.Kph., eerst vervangen door art. 1348 bis 6 4 Burgerlijk Wetboek " Een door een onderneming aanvaarde factuur levert bewijs op tegen de onderneming ", thans door art. 8.11§ 4 NBW.  Er  wordt aangenomen dat deze regel niet alleen van toepassing op koop-verkoop, maar  eveneens op andere overeenkomsten.  Door de aanvaarding van de factuur (hetzij impliciet, hetzij expliciet) wordt zodoende het wettelijk bewijs geleverd van het bestaan van de overeenkomst en het voorwerp, zoals die blijken uit de bepalingen van de factuur. Hoewel deze beweerde aanvaarding nog kan worden aangevochten, leert de praktijk dat dergelijk verweer vaak aanleiding geeft tot moeilijkheden. U kan daarom dergelijke situatie beter voorkomen dan genezen en elke onregelmatigheid van in den beginne aan Uw tegenpartij laten kennen, c.q. protesteren. Omdat U de bewijslast van het protest zal dienen te dragen, protesteert U het beste schriftelijk, waarbij U Uw protest preciseert. Schriftelijk is het best aangetekend ( ook electronisch aangetekend) , minstens fax. Een mail met bevestiging "gelezen " .Het versturen en ontvangst van de factuur moet wel aangetoond worden door de schuldeiser, wat kan gebeuren op basis van het uitgaand facturenboek, kopie van de BTW aangifte en het uittreksel van het verkoopdagboek.(1)

2. U omschrijft m.a.w. de redenen van het protest. Het zonder meer weigeren van een factuur zou evenwel kunnen opgevat worden als een algemeen protest, gericht tegen het bestaan van de overeenkomst zelf. Doch bij afwezigheid van specifiek protest, kunnen rechtbanken geneigd zijn om dit af te wijzen. De verleiding zou anders immers kunnen bestaan elke factuur, zonder noemenswaardige reden, te protesteren. Wanneer in een aannemingscontract de prestaties worden verrekend op basis van gepresteerde uren en geleverde materialen ( zoals "in regie"), dient de aannemer tijdig het detail te bezorgen, en kan de opdrachtgever de tijdsduur registreren. Er is al geoordeeld dat wanneer de opdrachtgever steeds aandringt op het detail, en de aannemer wacht tot het einde, dat twijfel dan in aanmerking genomen wordt tegen de aannemer. (2)

3. Bovendien dient dit protest tijdig te gebeuren. Overeenkomstig vaste rechtspraak zal immers het niet tijdig protest van een factuur, dit is binnen een korte termijn, niet aangenomen worden.  Hoewel deze korte termijn niet nader kan worden omschreven, en de invulling ervan toekomt aan de soevereine appreciatie van de rechtbank, dient u er over te waken dat dit met de nodige spoed gebeurd.( liefst uiterlijk binnen de maand). Door een adequate en efficiënte houding kan mogelijks een geschil worden vermeden. Een goede administratie is dus essentieel.

4. Deze interactie aanvaarding-protest doet zich evenwel al voor vanaf de eerste contacten. Een consument is automatisch al beschermd door de wet, doch bij een handelaar/ondernemer  wordt er vanuit gegaan dat hij niet beschermd moet worden tegen enige onwetendheid of zwakheid in de economische machtsverhoudingen.

Een beginnende onderneming zal vaak blij zijn opdrachten te kunnen uitvoeren voor een grote onderneming, doch deze laat doorgaans niet veel discussieruimte toe. En hoe groter deze onderneming is, hoe strenger meestal zijn voorwaarden, die dan vaak uitgedrukt worden in ettelijke bladzijden van juridische voorwaarden.

U zult niet de gelegenheid krijgen deze rustig te becommentariëren. Vanaf 1.12.2020 zult U kunnen terugvallen op de art. VI 91/1 tot /10 WER voor bescherming tegen bepaalde opgedrongen clausules. Ook werken de algemene voorwaarden als overeenkomst wanneer ze niet uitdrukkelijk werden betwist.  In de beginfase zijn deze niet voelbaar, maar wanneer er zich een conflict voordoet, en deze op bepaald ogenblik weigert te betalen, zullen uw eigen factuurvoorwaarden geen rol meer spelen. En wanneer uw onderneming zich door een moeilijke fase doorworstelen moet, zullen deze vaak de doodsteek opleveren, en die zal kunnen leiden tot faillissement (onverkort de eventuele mogelijkheid om beroep te doen op de wetgeving van gerechtelijke re-organisatie.

Het komt er dus op neer om in die beginfase geen stilzwijgende aanvaarding te doen ontstaan. Lees deze dus zeer grondig door, en aarzel niet, bij vragen over hun draagwijdte deze te stellen aan bevoegden. De decennia lange ervaring van het kantoor over alles wat verkeerd lopen kan, is hierin zeker geen onbeduidende knowhow.

5. Voor contracten tussen ondernemingen geldt vanaf 1.12.2020 een verbod op onrechtmatige bedingen  ( zie B2B contracten ). Daar zijn "grijze" en "zwarte"  ( in elke veronderstelling verboden ). De Rechter zal bij discussie de bedoeling van partijen nagaan. De verkoper dient ermee rekening te houden dat hij dient te informeren. Indien niet kan dit leiden tot precontractuele verantwoordelijkheid ( met schadevergoeding - of dwaling ( contract niet willen afsluiten, had men geweten ).

De algemene voorwaarden dringen zich op, maar de mogelijkheid moet bestaan ervan kennis te kunnen nemen (3)

Soms zijn er een reeks van contracten zoals IT contracten, of voorafgaandelijke contracten ( zoals een intentieverklaring, of een raamakkoord ) , met clausules afkomstig van een ander rechtssysteem ( zoals het 4hoekenbeding) , die soms zo lang zijn dat de moeite om ze te lezen ontzien wordt. Dit is absoluut af te raden, zeker voor belangrijke contracten.

6. Wanneer uw opdrachtgever een sterke buitenlands bedrijf is vereist die waakzaamheid nog meer "upgrade". Daar wordt verwezen naar regelingen bij conflicten, bevoegde Rechtbanken en toepasselijke wetgevingen, nu steeds meer Arbitrage. Wees hierin professioneel, en laat U dit niet zo maar opdringen. Een professioneel bedrijf is voorbereid op alle eventualiteiten, en dus ook van conflicten, en deze kunnen een grote financiële aderlating impliceren, wanneer alle eventualiteiten niet op voorhand gecheckt werden. Ook hier kunt U schriftelijk advies ontvangen, en alles grondig doorbesproken worden, zodat U dan met gerust gemoed uw contracten kunt ondertekenen.

(1) A'pen, 27.5.2019, RABG, 2021/9, pag. 865

(2) HvB Brussel, 7.6.2021, TBO 2021, p. 196

(3) Cass.20.4.2017, NJW 2017, afl.366, 540 en noot in NjW 2021, nr 434, 13.1.2021