Privacybeleid Advocatenkantoor De Rouck & Partners

1. Algemeen

1.1
Uw persoonlijke gegevens worden verwerkt door CVOA Advocatenkantoor De Rouck & Partners, Leopoldlaan 17, 9400 Ninove, België, met ondernemingsnummer 0430.137.491

1.2
U kunt via e-mail contact met ons opnemen op het adres info@derouckenpartners.com

1.3
Bij de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens respecteren wij de Belgische regelgeving inzake bescherming van persoonsgegevens, evenals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“GDPR”) vanaf haar inwerkingtreding op 25 mei 2018.

1.4

Wij kunnen onze Privacyverklaring – indien nodig – aanpassen in de toekomst. Uiteraard zullen we jou steeds op de hoogte brengen van belangrijke wijzigingen.

1. Welke persoonsgegevens verwerken wij en met welk doel?

2.1.

Wanneer u gebruik maakt van onze website (bijv. wanneer je een ingevuld contact- of bestelformulier opstuurt), of met ons contact neemt via telefoon, e-mail, fax of ander digitaal communicatiekanaal, zullen wij volgende persoonsgegevens verzamelen en gebruiken:

1. de basisidentiteitsgegevens die u ons verstrekt, zoals naam, rijksregisternummer, e-mailadres, postadres, telefoonnummer, het bedrijf waarvoor u werkt, uw functie
2. financiële identificatiegegevens (bankgegevens);
3. de inhoud van uw communicatie en de technische details van de communicatie zelf (met wie u correspondeert, datum en tijd, enz.);
4. technische informatie in verband met het apparaat dat u gebruikt, zoals uw IP-adres, browsertype, geografische locatie en besturingssysteem;
5. informatie over uw surfgedrag, zoals hoe lang u surft, op welke links u klikt, welke pagina's u bezoekt en hoe vaak u een pagina bezoekt;
6. alle andere persoonsgegevens die u ons verstrekt.

We zullen deze persoonsgegevens te verwerken om de volgende doelstellingen te kunnen verwezenlijken:

1. de communicatie tussen u en ons mogelijk te maken teneinde te kunnen voldoen aan onze wettelijke verplichting om u te informeren en te kunnen reageren op vragen, opmerkingen of berichten;
2. malware, illegale inhoud en gedrag en andere vormen van misbruik op te sporen en te voorkomen, waarvoor we ons beroepen op onze wettelijke verplichting om onze online omgeving veilig te houden;
3. bij gebruik van onze website kunnen we ook enkele gegevens verzamelen voor statistische doeleinden. We hebben die gegevens nodig om het gebruik van onze Website te optimaliseren. Wanneer je de Website bezoekt, verklaar je je akkoord met de gegevensinzameling voor statistische doeleinden.

2.2.

Wanneer een overeenkomst gesloten wordt tussen het kantoor en u (zowel mondeling als schriftelijk), hetzij als cliënt, hetzij als leverancier, zullen wij dezelfde persoonsgegevens verzamelen en gebruiken zoals vermeld onder artikel 2.1.

Deze gegevens worden verwerkt voor volgende doeleinden:

1. onze contractuele verplichtingen na te komen met strikte naleving van onze verplichtingen als advocaat, met inbegrip van onze deontologie. Wanneer u als individu onze cliënt of leverancier bent, vertrouwen wij op de noodzaak van de verwerking van uw persoonsgegevens voor de totstandkoming en uitvoering van het contract dat wij met u hebben. Als u echter namens een bedrijf of een andere rechtspersoon optreedt, vertrouwen wij op ons legitiem belang om met cliënten en leveranciers te kunnen contracteren;
2. klantbeheer: klantenadministratie, orderbeheer, leveringen, facturatie, controle van de kredietwaardigheid, ondersteuning, klachtenbewaking en het versturen van nieuwsbrieven.
3. het beantwoorden en opvolgen van vragen en suggesties via de chatfunctie op de Website op een duidelijke, pertinente en gerichte manier.
4. beheer van geschillen.
5. ons te verdedigen in gerechtelijke procedures, wanneer het in ons legitiem belang is om uw persoonsgegevens in deze procedures te gebruiken.
6. bescherming tegen fraude en overtredingen.
7. gepersonaliseerde marketing en reclame indien je hiermee uitdrukkelijk hebt ingestemd. In dat geval heb je steeds de mogelijkheid om jouw toestemming terug in te trekken

2.3.

Wanneer u solliciteert naar een van onze vacatures, zullen wij uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken om:

1. uw sollicitatie te beoordelen, waarvoor wij vertrouwen op de noodzaak van de verwerking van uw persoonsgegevens om tot een eventuele overeenkomst met u te komen;
2. u in onze wervingsreserve te houden, waarvoor wij uw toestemming zullen vragen;
3. ons te verdedigen in gerechtelijke procedures, wanneer het in ons legitiem belang is om uw persoonsgegevens in deze procedures te gebruiken.

De persoonsgegevens die wij verwerken wanneer u zich bij ons aanmeldt, zijn:

1. uw basisidentiteitsgegevens zoals naam, e-mailadres, postadres en telefoonnummer;
2. informatie die u openbaar heeft gemaakt op sociale media;
3. informatie die u in uw cv en begeleidende brief hebt opgenomen;
4. alle andere persoonsgegevens die u hebt gekozen om in uw aanvraag op te nemen.

2.4.

Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens van onze advocaten en zelfstandige medewerkers, evenals van onze andere leveranciers, hun personeel, medewerkers, aangestelden en andere nuttige contactpersonen. Wij verwerken de volgende persoonsgegevens: persoonlijke identificatiegegevens, financiële identificatiegegevens, solvabiliteit, financiële transacties, beroepsactiviteiten, overeenkomsten en schikkingen, KBO-nummer. Van onze advocaten/medewerkers verwerken wij eveneens beeld- of audiomateriaal voor onze website, sociale media of voor marketing doeleinden.

We verwerken deze gegevens om uitvoering te kunnen geven aan overeenkomsten en het beheer van de leveranciers, de boekhouding en direct marketing activiteiten zoals het toesturen van promotionele of commerciële informatie.

2.5

Wij verwerken de persoonsgegevens van onze werknemers in het kader van ons personeelsbeheer en de loonadministratie.

2.6

Bij de behandeling van dossiers, verwerken wij de persoonlijke identificatiegegevens van tegenpartijen en hun raadslieden, vakorganisaties of vertegenwoordigers, evenals van alle mogelijke andere betrokken personen zoals gerechtsdeurwaarders, notarissen, deskundigen, burgerlijke partijen, curatoren, etc. teneinde het kunnen vervullen van onze wettelijke en reglementaire verplichtingen en/of ons gerechtvaardigd belang, alsook het uitvoeren van een overeenkomst

2.7

Naast hetgeen voormeld verwerken wij ook persoonsgegevens van anderen, zoals mogelijke nieuwe cliënten/prospecten, confraters, nuttige contacten binnen onze sector, netwerkcontacten, voormalige advocaten/medewerkers of werknemers. De doeleinden van deze verwerkingen zijn in het belang van onze activiteiten, direct marketing en public relations.

2.8.

Wij zijn van mening dat de bovengenoemde gegevensverwerking voor de vermelde doeleinden binnen ieders redelijke verwachtingen liggen. Daarnaast zullen wij de persoonsgegeven eveneens verwerken om:

1. om wettelijke verplichtingen na te komen of, voor zover het ons als advocaat toegestaan is, te voldoen aan elk redelijk verzoek van bevoegde politiediensten, gerechtelijke autoriteiten, overheidsinstellingen of -organen, met inbegrip van bevoegde gegevensbeschermingsautoriteiten;
2. om een derde te informeren in het kader van een mogelijke fusie met, overname van/door of splitsing door die derde, zelfs indien die derde buiten de EU is gevestigd, in welk geval wij ons beroepen op ons legitiem belang om zakelijke transacties te kunnen aangaan.

Wij willen daarbij benadrukken dat voor ons als advocatenkantoor beroepsgeheim en vertrouwelijkheid van het grootste belang zijn. Dit betekent dat wij uw persoonsgegevens alleen zullen verwerken wanneer dit is toegestaan, gelet op deze vertrouwelijkheidsverplichtingen.

1. Rechtmatigheid

Wij verwerken jouw persoonsgegevens, steeds met het nodige respect voor de GDPR en alle andere relevante wettelijke bepalingen, rekening houdende met één van volgende juridische gronden:

1. De uitvoering van de overeenkomst zoals overeengekomen met de klant, of de uitoefening van precontractuele stappen genomen op aanvraag van een prospect of klant;
2. Het voldoen aan wettelijke of regulerende bepalingen met betrekking tot het beheer van de contractuele relatie, in het bijzonder de facturatie;
3. Het legitiem belang voor het versturen van informatie en nieuwsbrieven naar onze klanten.
4. Het delen van persoonsgegevens

De persoonsgegevens worden in principe slechts gedeeld met de advocaten en medewerkers van het kantoor, evenals met de leveranciers die ons helpen bij de verwerking van uw persoonsgegevens.

Bepaalde persoonsgegevens zullen eveneens worden doorgegeven aan de rechtbanken en andere overheidsdiensten of aan derde dienstverleners, zoals onze IT-leverancier, boekhouder, revisor, sociaal secretariaat, verzekeringsmaatschappijen, etc. In het kader van de anti-witwaswetgeving worden gegevens van cliënten, lasthebbers en uiteindelijk begunstigden mogelijks, in bepaalde omstandigheden, doorgestuurd naar de Stafhouder van de bevoegde balie.

Het is mogelijk dat één of meer van bovenvermelde derde partijen gelokaliseerd zijn buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”). Er zullen evenwel alleen persoonsgegevens worden doorgestuurd naar derde landen met een passend beschermingsniveau.

Iedereen die toegang heeft tot uw persoonsgegevens zal altijd gebonden zijn door strikte wettelijke of contractuele verplichtingen om uw persoonsgegevens veilig en vertrouwelijk te bewaren.

Indien nodig kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan andere derde partijen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer wij geheel of gedeeltelijk gereorganiseerd zouden worden, onze activiteiten zouden worden overgedragen of indien wij failliet verklaard zou worden. Ook is het mogelijk dat persoonsgegevens moeten worden doorgegeven ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan een bepaalde wettelijke verplichting. Wij zullen in dat geval redelijke inspanningen leveren om u voorafgaand te informeren over deze mededeling aan andere derde partijen. U zal evenwel erkennen en begrijpen dat dit in bepaalde omstandigheden niet altijd technisch of commercieel haalbaar is of dat er mogelijk wettelijke beperkingen van toepassing kunnen zijn.

Wij zullen uw persoonsgegevens in geen geval verkopen of commercieel ter beschikking stellen aan direct marketing bureaus of gelijkaardige dienstverleners, tenzij met uw voorafgaande toestemming.

1. Termijn voor bewaring persoonsgegevens

We zullen uw persoonsgegevens enkel bewaren zolang dit nodig is om de eerder vermelde vooropgestelde doelen te bereiken. We zullen jouw persoonsgegevens verwijderen uit onze databank van zodra wij ze niet langer nodig hebben om deze doelen te bereiken of wanneer u op geldige wijze het recht tot verwijdering van jouw persoonsgegevens uitoefent.

Wij kunnen uw persoonsgegevens echter niet verwijderen als er een wettelijke of reglementaire verplichting of een gerechtelijk of administratief bevel bestaat dat ons verhindert deze te verwijderen.

Alle persoonsgegevens zullen wij bewaren om met u te communiceren, alsook om een historisch archief van onze communicatie te kunnen bijhouden.

1. Beveiliging bewaarde persoonsgegevens

We hebben alle maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verwerkte persoonsgegevens veilig worden bewaard. Deze stappen omvatten onder meer de beperking van de verwerking tot de persoonsgegevens die nodig zijn voor het bereiken van de doeleinden die wij u hebben meegedeeld. We hebben ook technische en organisatorische maatregelen genomen om onze infrastructuur, systemen, toepassingen, gebouw en processen te beveiligen.

1. Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens

7.1
U kan ten allen tijde de door ons verwerkte persoonsgegevens opvragen. Indien wettelijk toegestaan, is het mogelijk dat wij uw verzoek weigeren. In dat geval zullen wij u op de hoogte brengen van de reden voor deze weigering. Wij behouden ons het recht voor om een administratieve vergoeding aan te rekenen indien er meermaals om toegang wordt gevraagd en dit duidelijk als doel heeft ons last te bezorgen of te benadelen.

7.2
U hebt het recht ons te vragen om foutieve persoonlijke gegevens van u kosteloos aan te passen. Indien een dergelijke vraag wordt ingediend, moet deze vergezeld zijn van een bewijs dat de te corrigeren gegevens daadwerkelijk fout zijn.

7.3
U hebt te allen tijde het recht om uw eerder gegeven toestemming voor het verwerken van uw persoonlijke gegevens in te trekken of om uw communicatievoorkeuren aan te passen.

7.4
U hebt het recht te vragen dat uw persoonlijke gegevens worden gewist als deze niet langer nodig zijn voor de doeleinden die hierboven werden beschreven, of indien u uw toestemming voor het verwerken ervan intrekt. Merk echter op dat een dergelijke vraag tot schrapping door ons zal worden beoordeeld rekening houdend met:

• - hogere belangen van het kantoor of een eventuele derde partij; en
• - wettelijke of regulatorische verplichtingen, of juridische of bestuurlijke bevelen die een dergelijke schrapping tegenspreken.

7.5
U hebt het recht ons te vragen u alle persoonlijke gegevens die u ons hebt verstrekt in een gestructureerd, courant en machinaal leesbaar formaat te bezorgen.

7.6
Indien u een of meer van de hierboven vermelde rechten wilt uitoefenen, kunt u dit doen door een e-mail te sturen naar info@derouckenpartners.com. Een e-mail met daarin een verzoek om een bepaald recht uit te oefenen, kan niet worden geïnterpreteerd als een toestemming voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens, behalve in de mate die nodig is voor het verwerken van uw verzoek. In een dergelijk verzoek moet duidelijk worden vermeld welk recht u wilt uitoefenen en, indien nodig, ook de reden daarvoor. Het verzoek moet zijn gedagtekend, ondertekend en vergezeld van een digitale scan van uw geldige identiteitskaart als bewijs van uw identiteit. Als u het contactformulier gebruikt, is het mogelijk dat wij u om een ondertekende bevestiging en een identiteitsbewijs vragen.

Wij brengen u meteen op de hoogte van de ontvangst van uw verzoek. Als het verzoek geldig blijkt, zullen wij het zo snel als redelijkerwijs mogelijk inwilligen, en dit ten laatste dertig (30) dagen na ontvangst ervan.

Voor klachten met betrekking tot de verwerking van uw persoonlijke gegevens kunt u steeds contact met ons opnemen via het bovenstaande e-mailadres. Mocht u ontevreden zijn over onze reactie, dan kunt u een klacht indienen bij de bevoegde dienst voor gegevensbescherming.